Utility Software

Utility Software

A. Pengertian 

Utility adalah kegunaan. Program Utility adalah program-program (dalam hal ini pada Windows) yang memiliki kegunaan yang besar untuk berbagai macam kebutuhan. Program Utility ada yang internal (bawaan dari Windows), ada yang eksternal (program lain).

B. Macam – Macam Program Utility 

1) Program Utility Internal (bawaan)

Utility internal adalah utility yang sudah ada pada Windows, secara default sudah terinstall pada saat selesai menginstall Windows. Contoh program utility internal:

a) File Manager

File Manager adalah Program Utility yang melakukan fungsi-fungsi yang berkaitan dengan manajemen file, seperti memformat dan menyalin disk, menampilkan daftar file, memeriksa jumlah ruang yang digunakan dan ruang kosong pada media penyimpanan, mengorganisasikan, merename, menghapus, memindahkan dan mengurutkan file-file.

Contoh : Windows Explorer

Windows Explorer merupakan suatu aplikasi bawaan windows os untuk menjelajahi semua file yang ada di komputer. baik untuk masuk ke system atau ke file data. ini disesuaikan dengan namanya explorer yang berarti penjelajah.

v Fungsi: 

Ø Menyembunyikan dan menampilkan file (sytem, data, image dll)

Ø  Merubah nama folder, file, aplikasi, dll (klik 2x tetapi tidak berurutan atau klik kanan file/folder tsb pilih rename)

Ø Mempermudah untuk crack software, meletakkan script crack ke program file/aplikasi data.

Ø Mencari file yang lupa letaknya dimana, atau nama file yang lupa.

Ø Cara singkat menampilkan file/edit file atau data. Jika file doc tinggal double click file tsb.daripada membuka word terus open,cari nama file, terlalu ribet.

Ø Mempermudah copy paste sebuah file (transfer data)

Ø Mempermudah burning cd dari sebuah file. Untuk win7 tinggal copy file ke media di optical drive.

b) Personal Firewall

Personal Firewall adalah program utiltas yang berfungsi untuk mendeteksi dan melindungi komputer dari usaha computer lain untuk masuk ke komputer tanpa izin. Personal Firewall untuk mendeteksi dan mengamankan personal computer dari instruksi-instruksi yang tidak dikenal (unauthorized intrusions).

Contoh : Windows Firewall

v Fungsi :

Ø Untuk melindungi sebuah komputer yang terhubung ke jaringan dari akses yang tidak dikehendaki.

Ø Firewall dapat mencegah atau memblok pengguna komputer lain untuk masuk (melalui jaringan Internet) ke dalam isi dari komputer user. Karena jika mereka dapat masuk ke dalam jaringan lokal di dalam komputer si user, tentunya mereka dapat dengan seenaknya untuk mengakses atau melihat isi di dalam komputer seperti file-file atau yang lainnya.

Ø Bahkan mereka dapat mencuri dan mengacak-acak data-data di dalam komputer. Lebih bahayanya hal ini terjadi dalam keadaan si user tidak mengetahui para pengguna jahat di jaringan internet telah menyusup ke dalam komputer.

v Cara kerja:

Ø Secara singkat firewall duduk diantara satu komputer atau satu jaringan ke komputer lain atau jaringan lain, mengatur lalu lintas yang datang dan pergi seperti polisi lalu lintas.

Ø Firewall berada diantara kedua jaringan seperti internet dan komputer sehingga firewall berfungsi sebagai pelindung.

Ø Tujuan utama adanya firewall adalah untuk user yang tidak menginginkan lalu lintas jaringan yang berusaha masuk ke komputer, namun tidak hanya itu saja yang bisa dilakukan firewall.

Ø  Firewall juga dapat menganalisis jaringan yang mencoba masuk ke komputer, dan dapat melakukan apa yang harus dilakukan ketika jaringan tersebut masuk.

Contohnya, firewall bisa diatur untuk memblokir beberapa jenis jaringan yang mencoba keluar atau mencatat log lalu lintas jaringan yang mencurigakan. Firewall bisa memiliki berbagai aturan yang dapat di tambahkan atau hapus untuk menolak jaringan tertentu. Contohnya, hanya dapat mengakses alamat IP tertentu atau mengumpulkan semua akses dari tempat lain untuk ke satu tempat yang aman terlebih dahulu. Cara kerja Firewall dari software maupun hardware tetap sama, yaitu menyaring jaringan yang keluar dan masuk.

c) Disk Defragmenter

Disk Defragmenter adalah program utilitas yang menata kembali filefile dan ruang-ruang kosong pada hardisk komputer agar sistem operasi dapat mengakses data dan program dapat berjalan ledih cepat. Contoh: Disk Defragment

Pada Windows 7, microsoft mendesign ulang penanganan proses dan antar muka grafis dari disk defragment pada hard disk drive. Versi ini lebih memberikan kontrol dan fitur yang lebih banyak dari pada saat menggunakannya tool ini pada windows sebelumnya. Beberapa fitur seperti penjadwalan proses defrag dan keleluasaan penggunaan ditambahkan pada disk defragment windows 7.

Fungsi Disk defragmenter akan menata ulang struktur penempatan data pada hard disk dan akan mengurutkannya sesuai dengan alphabetic mulai dari track awal sampai track akhir. Dengan begitu, proses pembacaan data melalui head pada disk akan lebih cepat dari sebelumnya karena head tidak perlu lagi meloncat dari satu track ke track lain untuk membaca data.

Kalau di logika kan seperti ini. Anda punya kertas bertumpuk di meja kerja, yang kondisinya berserakan dan tak berurutan yang diakibatkan kegiatan kerja anda sehari-hari. Proses disk defragmenter akan menataulang kertas-kertas tersebut dan mengurutkannya sesuai dengan nomor halaman, judul dan membuatnya tertata rapi di meja kerja anda.

d) Utility Backup

Utilitas back up adalah suatu program utilitas yang memungkinan pengguna untuk menyalin atau membackup file-file terpilih atau seluruh hard disk ke media lain seperti CD, DVD. Backup Utility untuk melakukan duplikasi file-file yang dipilih atau seluruh hard disk ke disk atau tape. Umumnya melakukan compress files pada saat melakukan backup sehingga membutuhkan tempat lebih kecil.

e) Utility Diagnostik 

Utilitas Diagnotik adalah untuk mengumpulkan informasi teknis mengenai hardware dan software tertentu dari komputer kemudian membuat laporan yang menggarisbawahi masalah-masalah yang teridentifikasi. Contoh: Direcx Diagnotic

f) Image Viewer Contoh :Windows photo viewer

Fungsi : Menampilkan foto/ gambar berbasis jpg, jpeg, png, dsb.

g) Disk Scanner 

Disk Scanner adalah utilitas yang diinstal pada sistem komputer untuk membaca kesalahan dalam rangka untuk mengoptimalkan kinerja sistem. Ini berarti mengoreksi kesalahan yang mencegah program berjalan dengan baik. Disk scannermendeteksi dan memperbaiki masalah-masalah fisik maupun logis pada hard disk serta mencari dan menghapus/membersihkanfile-file yang tidak diperlukan. Pada dasarnya, disk scanner meningkatkan memori system,dalam rangka untuk mencegah dari overloading sementara operasi. Fungsi :Menampilkan informasi lengkap terhadap HDD/SDD. Memonitor hardisk secara detail mulai dari firmware, serial number, interface, ukuran disk, mode transfer, ukuran buffer dan masih banyak lagi. Memberitahu suhu Hardisk, tingkat kesalahan, dan juga kesehatan dari hard drive kamu.

h) Uninstaller

Uninstaller adalah program utility untuk menghapus program dan berkas-berkas yang berkaitan dengan file sistem.

Fungsi: Fungsi utamnya adalah menhilangkan atau meremove program aplikasi/ software yang terinstall di komputer. Terlalu banyak program yang terinstall akan menyebabkan komputer jadi lambat. Oleh karena itu diperlukan meng-uninstall programprogram yang tidak penting atau tidak terpakai.

(a) Screen Saver

Fungsi:

Selain bersifat estetis, screensaver mempunyai fungsi lain yang penting. Monitor CRT juga televisi menggunakan fosfor untuk menampilkan gambar. Kalau monitor menampilkan gambar yang sama untuk beberapa saat, maka ada fosfor yang menyala terus menerus. Hal ini dapat mengakibatkan monitor bermasalah yaitu gambar menjadi redup atau kurang jelas. Lain halnya jika monitor LCD atau LED yang sudah dilengkapi dengan energy saving, maka screensaver tidak terlalu dibutuhkan lagi.

(b) Kriptografi Utility

Kriptografi Utilitas dapat membantu dalam mengkonversi ke dalam kode bahasa biasa dan juga mengkonversi kode ke dalam bahasa biasa. Oleh karena itu, berguna dalam mengenkripsi dan mendekripsi file. Contoh Kriptografi Utilitas : Calculator Programer

2) Program Utilitas External (Bukan Bawaan)

Utility External adalah utility yang bukan bawan Windows, harus menginstall terlebih dahulu. Contoh program utilitas:

a) Registry Cleaner  Contoh program: Ccleaner

CCleaner adalah freeware utility yang berfungsi untuk membersihkan registry, chace, ataupun history di komputer secara aman. Pembersihan  terhadap registry pada sebuah komputer akan berdampak baik, khususnya dari segi kinerja yang akan semakin maksimal.

b) Anti virus (Virus Scanner) Contoh software: Kapersky Anti Virus Fungsi: Untuk melindungi, mencegah, mendeteksi dan menghilangkan perangkat lunak jahat, seperti virus komputer, Trojan dan sebagainya yang mungkin dapat menghapus file, memperlambat kerja komputer, atau mencuri data pribadi. Bahkan kapersky mampu mendeteksi threat, membersihkan program-program yang tidak perlu, pembaruan secara otomatis, peringatan, perlindungan terhadap email masuk, perlindungan terhadap perpesanan instan, dan pemblokiran iklan pop-up.

c) Spyware Remover Contoh program: Spyware Blaster

Fungsi:

Ø Mencegah instalasi ActiveX yang berbasis spyware, adware, malware, browser hijackers, dan dialers.

Ø Mencegah spyware dan tracking via cookies

Ø Menolak situs-situs yang dianggap berbahaya dan mengandung script jahat.

Ø Mencegah akan terinstallnya program PUP dan lainnya

Ø Memblock aksi keylogger atau tarcking

Ø Melarang kerja aplikasi yang mencurigakan

d) Internet Filter 

Internet filter adalah suatu saringan internet yang digunakan untuk menyaring suatu situs yang dianggap berbahaya dan kurang  berkepentingan bagi pengguna internet sehingga hanya informasi yang sesuai saja yang akan diterima oleh pengguna internet. ada banyak cara untuk menyaring internet mulai dari penggunaan software, mengubah dns,penggunaan proxy hingga pemblokiran dari isp penyedia internet Contoh software: K9 Web Protection

e) Kompresi file

Kompres file diperlukan untuk memadatkan satu file atau lebih agar ruang penyimpanan lebih hemat dan penyimpanan lebih rapi. Tujuan seseorang melakukan kompres file juga karena mungkin ruang penyimpanan yang ia miliki tidak memungkinkan untuk menyimpan sebuah file yang besar. Maka ia melakukan kompres file agar ukuran file menjadi kecil sehingga file tersebut kini dapat disimpan atau sekedar tidak terlalu menghabiskan ruang penyimpanan. Contoh software:Winrar

Fungsi:

Fungsi utamnya adalah dapat mengkompres ukuran file menjadi lebih kecil sehingga jika ingin men-download file dengan koneksi internet yang lambat maka proses download tidak akan memakan waktu yang lama.

f) CD/DVD burning

Burning merupakan proses mengcopy data dari PC ke CD atau DVD, teknik ini sering digunakan untuk mentransfer data yang berukuran besar seperti file movie dan album musik. Saat istilah ‘burning’ ini digunakan, sering kali istilah ini mengarah pada penyalinan data secara ilegal Contoh software: Nero 2014.

Fungsi : Sebagai alat untuk membakar data pada keping CD, DVD hingga Blue Ray.

g) ImgBurn

ImgBurn adalah sebuah tools yang dapat Anda pergunakan untuk membakar berbagai media disc. Mulai dari CD, DVD, HD-DVD, sampai dengan Blu-ray. ImgBurn mendukung berbagai macam format file gambar – termasuk BIN, CUE, DI, DVD, GI, IMG, ISO, MDS, NRG dan PDI.

Fungsi: adalah software gratis yang berfungsi untuk membakar CD / DVD gambar dengan cara mudah. Sesuai dengan tampilannya yang menarik, ImgBurn memiliki fleksibelitas yang tinggi untuk berbagai macam merk CD/DVD drive, juga mendukung banyak sekali format image yang bisa langsung dibakar, seperti BIN, CCD, CDI, CUE, DI, DVD, GI, IMG, ISO, MDS, NRG.

Fungsi lain yang tak kalah penting dari ImgBurn adalah sebagai alat untuk membackup file atau folder yang ada di hard disk, jadi file atau folder bisa kita simpan sebagai image file dalam bentuk .iso yang suatu saat bisa kita burn, atau simpan di dalam hard disk dan suatu saat bisa kita extract ketika kita membutuhkan.

Otomasi Perkantoran Office Automation System (OAS)

Otomasi Perkantoran (OAS)

Office Automation System (OAS) memiliki tiga tujuan yang harus diraih, yaitu:

1) Penggabungan dan penerapan teknologi

2) Memperbaiki proses pelaksanaan pekerjaan di kantor

3) Meningkatkan produktivitas pekerja dan efektivitas pekerjaan

Secara fungsional, OAS dapat didefinisikan sebagai sebuah rencana untuk menggabungkan dan menerapkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktivitas pekerja dan efektivitas pekerjaan. Secara teknis, OAS dapat berupa sebuah sistem yang digunakan untuk membuat, menyimpan, mengambil, mengubah, dan mengkomunikasikan informasi yang terjadi di perusahaan atau perkantoran. Bentuk informasi dapat berupa tulisan yang antara lain adalah teks, grafik, fax, telex, data komputer; berupa suara antara lain radio, telepon, atau gambar video.  
                 

Office Automation System

Sebuah contoh untuk OAS zaman dulu yang menangani informasi dalam bentuk tulisan adalah pengelolahan kata sebagai pengganti mesin tik. Dengan perkembangan komputer yang dapat berkomunikasi dengan komputer lain munculah “Electronic Mail’. Dengan Electronic Mail, orang perkantoran dapat mengomunikasinakn teks, grafik, dan data komputer dengan menggunakan jalur komunikasi komputer.

Di sisi lain, muncul pula teknologi yang menambah kemampuan jaringan telepon pada informasi suara. Kemampuan yang sekarang diunggahkan pada informasi suara saat ini adalah “Voice Mailing System”, Voice Information System”. Terakhir adalah masuknya informasi gambar video ke dalam jaringan telepon maupun jaringan komputer. Dalam hal ini, telah muncul fasilitas untuk “Video Conference”. 

        

Sekarang fasilitas ini belum ada, tetapi dapat diperkirakan akan muncul pula “Video Mailing System” atau sejenisnya. Spesifikasi tentang fasilitas dapat dilihat pada brosur yang menawarkan produk OAS. Secara global dapat digambarkan seperti gambar di bawah ini: 

Pada dasarnya teknologi telah dapat melewati batasan media. Jadi, dapat dikatakan bahwa segala bentuk informasi telah dapat dikomunikasikan dari satu tempat ke tempat lain media apa pun. Hanya saja beberapa diantaranya tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan saat ini. Ini adalah kesempatan bagi kita para pekerja di bidang informasi untuk mencari yang sesuai, layak dan tepat guna dari peralatan OAS pada organisasi kita. Beberapa fasilitas OAS yang sering digunakan orang dapat disarikan sebagai berikut:

1) Word Processor

Word processor (pengelolahan kata) adalah salah satu jens OAS yang sudah banyak digunakan orang. Sudah banyak terbukti bahwa produktivitas pekerja dan efektivitas pekerjaan dapat ditingkatkan dengan menggunakan word processor.

2) Document Management

Beberapa cara telah ditemukan guna meningkatkan efisiensi penyimpanan dan pengambilan dokumen. Contoh produk yang masuk dalam klasifikasi ini adalah Document Contect Architecture (DCA) oleh IBM, Document Interchange Architecture (DIA) oleh IBM, Electrinic Filling System oleh banyak vendor, Information Retrieval System, dan Computer Aided Retrieval/ sistem lain yang sejenisnya.

3) Electronic Mail

Electronic mail biasanya dikirim melalui jaringan komputer. Pada jaringan komputer, setiap pemakai komputer memiliki nama sendiri, yang biasa disebut sebagai “account” tersebut memo lalu menitipkan surat tersebut kepada jaringan. Denga menyebutkan “account” yang dituju, maka setiap pemakai komputer yang memiliki “account” tersebut masuk atau memakai komputer yanh berhubungan dengan jaringan. Dengan demikian, maka secara otomati jaringan akan memberitahu bahwa beliau menerima sebuah surat atau memo untuknya.

Beberapa tahun yang lalu dapat dikirim dengan Electronic Mail adalah surat/memo saja (dapat diterjemahkan sebagai kode ASCII) kemudian, teknologi telah dapat memasukkan pengirim file yang berupa data/program/grafik. Kini kombinasi surat dan gambar video telah dapat digabungkan ke dalam file surat dan dapat dikirimkan sebagaimana surat biasa.

Teknologi terakhir memberikan fasilitas tentang definisi sebuah “account” yang lebih detail. Data yang dimasukkan ke dalam”account” tersebut mencatat tentang apa yang dapat dilakukan media komunikasi sehingga pemakai tidak perlu mengingat lagi apa dan bagaimana peralatan OAS yang memiliki lawan bicara.

Sebagai tambahan pada Electronic Mail, biasanya OAS memberikan fasilitas untuk mencakap-cakap secara online. Istilah yang sering digunakan adalah “Chatting”. Dulu fasilitas yang diberikan untuk “Chatting” menggunakan keyboard, yang dikirim adalah text/ASCII. Sekarang suara dan video telah dapat dijadikan bahan untuk .

4) Electronic Funds Transfer

Electronic Funds Transfer (EFT) menggantikan pengiriman kertas/dokumen/uang ke bentuk elektronik. EFT dapat melaksanakan transaksi pendanaan, transfer, pembayaran utang, pembelian/penagihan, dan sebagiannya dari bank ke pelanggan atau antar bank. Contohnya, Automatic Teller Machine (ATM), Electronic Shopping (berbelanja melalui komputer yang dihubungkan dengan modem), dan beberpaa aplikasi kartu kredit.

5) Voice Mailling System

Ini adalah fasilitas yang diberikan pada Private Brance Exchange (PBX), PBX dapat disamakan dengan jaringan telepon yang dimiliki oleh PT. Telkom, hanya saja dengan skala yang kecil. (Key Telephon adalah alat yang mirip dengan PBX, tetapi dengan skala yang lebih kecil dengan cara pengoperasioan yang sedikit berbed). PBX, juga peralatan PBX yang adaa di PT. Telkom, dapat melayani dua bentuk informasi, yaitu suara atau sinyal analog atau/dan fax. (Apabila suara dikirim dengan sinyal analog, maka mesin fax sebenarnya adalah mesin penerjemah antara gambar ke suara atau sinar analog sebaliknya. Catatan : Telex mempunyai jaringan sendiri).

Dalam hal ini, PBX dapat diberi memori tambahan guna mencatat pesan yang dititipkan seseorang ke nomor telepon atau ekstensi tertentu. Apabila seseorang yang dituju itu kembali, maka pada pesawat telepon beliau akan ada tanda bahwa beliau mendapat berita yang disimpan pada PBX. Fasilitas ini disebut Voice Mail System. Kini telah ada Voice Mail System yang menggunakan komputer pribadi sebagai penerima dan penyimpan data.

6) Voice Information System

Voice Information System adalah sebuah alat yang digabung dengan PBX yang berguna memberi jawaban tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai telepon. Informasi yang diberikan hanyalah informasi yang telah disediakan. Disini pemakai dituntun oleh menu yang berupa suara pula. Fasilitas ini bisa digunakan oleh bank untuk melihat rekening koran atau perusahaan service lain untuk memberikan informasi lain. Sebagai contoh dapat dicoba Voice Information System yang dimiliki oleh PT. Telkom dengan nomor 109 untuk mencari informasi mengenai berapa tagihan jasa telepon bulan ini. Voice Information Service juga dapat menggunakan komputer pribadi sehingga setiap perusahaan dapat memilikinya.

7) Fax Information System

Fax Information System mempunyai fungsi kerja yang mirip dengan Voice Information Service tetapi yang dikirim adalah informasi dalam bentuk fax. Fax Information Service juga dapat menggunakan komputer pribadi sehingga setiap perusahaan dapat memilikinya.

8) Video Conference

Conference adalah fasilitas untuk berbicara dengan lebih dari satu orang lawan bicara. Video adalah bentuk gambar yang dapat dilihat, yang dalam hal ini terdapat dua pilihan, yaitu gerai penuh (full motion) dan gambar beku (freeze frame). beberapa waktu yang lalu fasilitas conferene dengan suara (Audio) sudah ada pada PBX. Kini teknologi telah menambahkan gambar video padanya sehingga yang dihasilkan adalah “video conference”. Fasilitas video sebenarnya sama dengan fasilitas mesin faksimile.

Disana ada sebuah peralatan yang menerjemahkan gambar video ke sinyal analog) bila yang digunakan adalah jaringan telepon) dan sebaliknya. Pengiriman video dapat dilakukan melalui jaringan telepon maupun melalui jaringan komputer. Jaringan telepon lebih unggul untuk komunikasi pada saat itu juga (on-line). Sedangkan jaringan komputer lebih unggul untuk komunikasititipan (batch). Meski sekarang belum ada, ini adalah dasar untuk munculnya fasilitas Video Mailing System. Dalam menerapkan OAS, sebuah organisasi harus melalui tigas fase seperti yang ditunjukan tabel di bawah ini.

Tiga Fase dalam OAS

Fase Dasar	1) Meningkatkan kualitas pekerja pada tipe 1 (sekretaris, surat-menyurat,dokumentasi dan sebagian). 2) Mengurangi (bukan menghilangkan) jumlah kertas. Seorang manajer pernah meminta spesifikasi komputerisasi hingga terbentuk OAS yang tanpa kertas (paperless). Padahal fase dasar seperti penggunaan word processormasih tersendat. Contoh : Word prcoessor, dokumen manajemen dan sebagian.
Fase Penggabungan	1) Meningkatkan komunikasi pada manajemen type 1 dan 2 2) Meningkatkan ongkos dan menerapkan analisis siapa butuh apa. Contoh : E-mail, Voice mail, VIS, FIS dan sebagiannya.
Fase Lanjutan	1) Meningkatkan perencanaan dan pembuatan keputusan 2) Meningkatkan kualitas seluruh organisasi. Contoh : Video Conference atau teleconference

Dapat disimpulkan bahwa arah yang dituju dalam penerapa OAS adalah integritas organisasi. Hal ini dapat menimbulkan beberapa kemungkinan probelum yan perlu diantisipiasi secara dini. \

1) Perpindaha dari fase dasar ke fase penggabungan akan mengubah struktur organisasi karena semula OAS digunakan oleh Tipe 1 yang kemudian pada fase selanjutnya lebih didominasi oleh manajemen tipe II.

2) Teknologi OAS cukup sulit dimengerti sehingga dibutuhkan pelatihan yang cukup agar semua dapat memanfaatkan (ultilize) peralatan yang ada. Dapat dimengerti bahwa selalu ada segelintir manusia yang menentang perubahan meski untuk kebaikan organisasi. Lebih sulit lagi bila beberapa di antaranya adalah level Manajer Tingkat Atas.

3) Siapa yang akan membawahi OAS ini? Bagian komputer atau bagian komunikasi? Padahal keduanya harus belajar sesuatu yang baru lagi.

4) Penurunan pegawai yang dapat menimbulkam keresahan dan kendala.

5) Harganya mahal sehingga arah yang dituju sudah jelas. Kesalahan dalam penerapan OAS menghasilkan keluaran yang tidak sesuai dengan ongkos. 

Sistem Pendukung Executive Executive Support System (ESS)

Sistem Pendukung Executive (ESS)

Menurut (Kadir, 2003:120), pengertian dari Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information System atau EIS) terkadang disebut sebagai sistem pendukung eksekutif (Executive Support System atau ESS). Sistem ini merupakan sistem informasi yang menyediakan fasilitas yang fleksibel bagi manajer dan ekesekutif dalam mengakses informasi eksternal dan internal yang berguna untuk mengidentifikasi masalah atau mengenali peluang.

Menurut (Jogiyanto, 2003:339) pengertian dari Sistem Informasi Eksekutif adalah sistem informasi yang digunakan oleh manajer tingkat atas untuk membantu pemecahan masalah tidak terstrukutur (unstructured), karena SIE mempunyai karakteristik yang khusus.

Menurut (Mcleod, Jr, 2001) Sistem Informasi Eksekutif merupakan suatu sistem yang khusus dirancang bagi manajer tingkat perencanaan strategis yang menyediakan informasi bagi eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan. Informasi dapat diambil dengan mudah dan dalam berbagai tingkat rincian. Informasi dapat ditampilkan dengan bentuk grafik, tabel, atau narasi.

Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information System) atau Sistem Pendukung Eksekutif (Executive Support System) merupakan salah satu sistem pendukung manajemen yang khusus dirancang bagi manajer pada tingkat perencanaan strategis. Sistem Informasi Eksekutif melayani level strategi pada organisasi. EIS sebagai pendukung eksekutif berperan mendukung perencanaan dan penyampaian kebutuhan informasi serta pengambilan keputusan manajer tingkat atas. Sistem Informasi Eksekutif didefinisikan sebagai suatu sistem informasi berbasis komputer yang dirancang untuk menyediakan eksekutif dengan informasi internal dan eksternal yang mudah diakses dan relevan dengan kegiatan-kegiatan manajemen mereka.

Berbeda dengan tipe sistem informasi yang lain, pada dasarnya EIS tidak dirancang untuk menyelesaikan masalah tertentu. EIS dirancang untuk membantu eksekutif mencari informasi yang diperlukan manakala mereka membutuhkannya dan dalam bentuk apa pun yang paling bermanfaat. Sebagai implementasinya, pemakai EIS dapat memilih format grafik, mengatur tampilan informasi yang dikehendaki, dan mengetahui pemicu laporan perkecualian. Kemampuan drilldown yang tersedia pada sistem ini memungkinkan eksekutif dapat melihat rinci suatu informasi. (Kadir, 2003:122).

Manajer senior menggunakan sistem informasi eksekutif dalam membuat keputusan. Executive Support System (ESS) merupakan salah satu bentuk sistem informasi yang disusun dari banyak sumber data dalam bentuk summary yang dipergunakan oleh pihak manajemen senior untuk melakukan monitor performance, assessment dan pengembangan strategi bisnis. Sistem Pendukung Eksekutif mengarah pada keputusan-keputusan yang bersifat tidak rutin, yang memerlukan penilaian, evaluasi, dan pemikiran karena tidak ada prosedur baku yang disepakati.

Model Sistem Informasi Eksekutif dapat dilihat dari Gambar Konfigurasi EIS berbasis komputer biasanya meliputi komputer personal. Dalam perusahaan besar PC (Personal Computer) tersebut dihubungkan dengan mainframe. Komputer personal eksekutif itu berfungsi sebagai executive workstation. Konfigurasi perangkat kerasnya mencakup penyimpanan sekunder, kebanyakan dalam bentuk hardisk, yang menyimpan database eksekutif. Database eksekutif berisi data dan informasi yang telah diproses sebelumnya oleh komputer sentral perusahaan. Eksekutif memilih dari menu untuk menghasilkan tampilan layar yang telah disusun sebelumnya atau untuk melakukan sejumlah kecil pemrosesan. Sistem itu juga memungkinkan pemakai menggunakan kotak surat elektronik perusahaan dan mengakses data dan informasi dari lingkungan.

Ciri-ciri sistem informasi eksekutif yang baik:

1) fokus pada informasi yang dibutuhkan eksekutif, dengan penyajian yang sederhana dan interface yang mudah digunakan;

2) fokus pada high level summaries dan drill-down (dapat ditelusuri ke bawah);

3) menampilkan laporan yang ringkas berupa grafik;

4) mengacu pada struktur organisasi di setiap level eksekutif.

Sistem Pengelolahan Transaksi Transaction Processing System (TPS)

Sistem Pengelolahan Transaksi (TPS)

Transaction Processing System (TPS) atau sistem pengelolahan transaksi adalah sebuah sistem yang digunakan untuk keperluan transaksi sehari-hari. Sistem ini sangat berguna untuk menghasilkan atau memproduksi data. Daur ulang informasi TPS akan mendapatkan data dari luar dan dari dalam. Untuk data yang dari luar, TPS dapat ditemukan pada”front office” yang prosesnya sangat dekat dengan pelanggan, bahkan ada yang berinteraksi lansung dengan pelanggan. 

Contoh TPS yang mendapat data dari luar adalah pemasukan data penjulan, pembuatan faktur transaksi, pembuatan cek, reservsi hotel, keluar masuk data keuangan pada bank, “point of sale” atau komputerisasi pada kasir penerima uang ( cash register), dll. Sedangkan untuk data yang datang dari dalam, TPS dapat ditemukan pada perencanaan produksi, perpindahan bahan baku dan hasil produksi, pembayaran gaji karyawan, pembuatan data perpajakan, pembuatan nota pembelian, dll.

Pemakaian TPS biasanya tidak memiliki kemampuan komputer yang baik sehingga pemograman harus memenuhi beberapa kriteria, antara lain;

1) Fool-proof/ tahan banting, program harus dibuat sedemikian rupa sehingga tidak menimbulkan kerusakan atau kemacetan, meskipun pemakaiannya tidak sesuai dengan uruta/aturan/prosedur.   

2) User-friendy/ mudah digunakan, program harus dibuat sedemikian rupa sehingga mudah dipakai.

3) Memiliki perlengkapan interaksi (keluar/masuk) yang tangguh, bukan mewah. Misalnya, printernya adalah “dot matriks” bukan “laser”.

4) Dipersiapkan untuk pekerjaan yang berulang dan sesuai dengan data/ informasi  atau kejadian yang sebenarnya. Semakin mirip bentuk format di layar komputer dengan formulir atau data transaksi yang terjadi, maka makin efisien hasil yang di data.

Biasanya TPS dibagi menjadi dua solusi yaitu; Sistem On-line TPS, dan sistem batch TPS. Sistem On-line mempunyai hubungan lansung dengan bank data (database) sehingga pengambilan dan pemasukan data akan menimbulkan efek pada seluruh proses informasi di perusahaan. Contohnya, TPS pada Bank. Pengambilan uang pada bank akan dikonfirmasikan lebih dulu dengan data yang menyebutkan jumlah uang yang dimiliki oleh pelanggan. Sistem batch TPS, dilaksanakan nila data transaksi tidak memerlukan konfirmasi dari salah satu data pada bank data (database).

Contohnya, TPS pada supermarket. Penjualan barang pada supermarket tidak mengacu pada siapa pembelinya, stok yang masih ada, harga beli bahan, dll. Transaksi penjualan digabung ke bank data pada periode tertentu.