Otomasi Perkantoran Office Automation System (OAS)

Otomasi Perkantoran (OAS)

Office Automation System (OAS) memiliki tiga tujuan yang harus diraih, yaitu:

1) Penggabungan dan penerapan teknologi

2) Memperbaiki proses pelaksanaan pekerjaan di kantor

3) Meningkatkan produktivitas pekerja dan efektivitas pekerjaan

Secara fungsional, OAS dapat didefinisikan sebagai sebuah rencana untuk menggabungkan dan menerapkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktivitas pekerja dan efektivitas pekerjaan. Secara teknis, OAS dapat berupa sebuah sistem yang digunakan untuk membuat, menyimpan, mengambil, mengubah, dan mengkomunikasikan informasi yang terjadi di perusahaan atau perkantoran. Bentuk informasi dapat berupa tulisan yang antara lain adalah teks, grafik, fax, telex, data komputer; berupa suara antara lain radio, telepon, atau gambar video.  
                 

Office Automation System

Sebuah contoh untuk OAS zaman dulu yang menangani informasi dalam bentuk tulisan adalah pengelolahan kata sebagai pengganti mesin tik. Dengan perkembangan komputer yang dapat berkomunikasi dengan komputer lain munculah “Electronic Mail’. Dengan Electronic Mail, orang perkantoran dapat mengomunikasinakn teks, grafik, dan data komputer dengan menggunakan jalur komunikasi komputer.

Di sisi lain, muncul pula teknologi yang menambah kemampuan jaringan telepon pada informasi suara. Kemampuan yang sekarang diunggahkan pada informasi suara saat ini adalah “Voice Mailing System”, Voice Information System”. Terakhir adalah masuknya informasi gambar video ke dalam jaringan telepon maupun jaringan komputer. Dalam hal ini, telah muncul fasilitas untuk “Video Conference”. 

        

Sekarang fasilitas ini belum ada, tetapi dapat diperkirakan akan muncul pula “Video Mailing System” atau sejenisnya. Spesifikasi tentang fasilitas dapat dilihat pada brosur yang menawarkan produk OAS. Secara global dapat digambarkan seperti gambar di bawah ini: 

Pada dasarnya teknologi telah dapat melewati batasan media. Jadi, dapat dikatakan bahwa segala bentuk informasi telah dapat dikomunikasikan dari satu tempat ke tempat lain media apa pun. Hanya saja beberapa diantaranya tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan saat ini. Ini adalah kesempatan bagi kita para pekerja di bidang informasi untuk mencari yang sesuai, layak dan tepat guna dari peralatan OAS pada organisasi kita. Beberapa fasilitas OAS yang sering digunakan orang dapat disarikan sebagai berikut:

1) Word Processor

Word processor (pengelolahan kata) adalah salah satu jens OAS yang sudah banyak digunakan orang. Sudah banyak terbukti bahwa produktivitas pekerja dan efektivitas pekerjaan dapat ditingkatkan dengan menggunakan word processor.

2) Document Management

Beberapa cara telah ditemukan guna meningkatkan efisiensi penyimpanan dan pengambilan dokumen. Contoh produk yang masuk dalam klasifikasi ini adalah Document Contect Architecture (DCA) oleh IBM, Document Interchange Architecture (DIA) oleh IBM, Electrinic Filling System oleh banyak vendor, Information Retrieval System, dan Computer Aided Retrieval/ sistem lain yang sejenisnya.

3) Electronic Mail

Electronic mail biasanya dikirim melalui jaringan komputer. Pada jaringan komputer, setiap pemakai komputer memiliki nama sendiri, yang biasa disebut sebagai “account” tersebut memo lalu menitipkan surat tersebut kepada jaringan. Denga menyebutkan “account” yang dituju, maka setiap pemakai komputer yang memiliki “account” tersebut masuk atau memakai komputer yanh berhubungan dengan jaringan. Dengan demikian, maka secara otomati jaringan akan memberitahu bahwa beliau menerima sebuah surat atau memo untuknya.

Beberapa tahun yang lalu dapat dikirim dengan Electronic Mail adalah surat/memo saja (dapat diterjemahkan sebagai kode ASCII) kemudian, teknologi telah dapat memasukkan pengirim file yang berupa data/program/grafik. Kini kombinasi surat dan gambar video telah dapat digabungkan ke dalam file surat dan dapat dikirimkan sebagaimana surat biasa.

Teknologi terakhir memberikan fasilitas tentang definisi sebuah “account” yang lebih detail. Data yang dimasukkan ke dalam”account” tersebut mencatat tentang apa yang dapat dilakukan media komunikasi sehingga pemakai tidak perlu mengingat lagi apa dan bagaimana peralatan OAS yang memiliki lawan bicara.

Sebagai tambahan pada Electronic Mail, biasanya OAS memberikan fasilitas untuk mencakap-cakap secara online. Istilah yang sering digunakan adalah “Chatting”. Dulu fasilitas yang diberikan untuk “Chatting” menggunakan keyboard, yang dikirim adalah text/ASCII. Sekarang suara dan video telah dapat dijadikan bahan untuk .

4) Electronic Funds Transfer

Electronic Funds Transfer (EFT) menggantikan pengiriman kertas/dokumen/uang ke bentuk elektronik. EFT dapat melaksanakan transaksi pendanaan, transfer, pembayaran utang, pembelian/penagihan, dan sebagiannya dari bank ke pelanggan atau antar bank. Contohnya, Automatic Teller Machine (ATM), Electronic Shopping (berbelanja melalui komputer yang dihubungkan dengan modem), dan beberpaa aplikasi kartu kredit.

5) Voice Mailling System

Ini adalah fasilitas yang diberikan pada Private Brance Exchange (PBX), PBX dapat disamakan dengan jaringan telepon yang dimiliki oleh PT. Telkom, hanya saja dengan skala yang kecil. (Key Telephon adalah alat yang mirip dengan PBX, tetapi dengan skala yang lebih kecil dengan cara pengoperasioan yang sedikit berbed). PBX, juga peralatan PBX yang adaa di PT. Telkom, dapat melayani dua bentuk informasi, yaitu suara atau sinyal analog atau/dan fax. (Apabila suara dikirim dengan sinyal analog, maka mesin fax sebenarnya adalah mesin penerjemah antara gambar ke suara atau sinar analog sebaliknya. Catatan : Telex mempunyai jaringan sendiri).

Dalam hal ini, PBX dapat diberi memori tambahan guna mencatat pesan yang dititipkan seseorang ke nomor telepon atau ekstensi tertentu. Apabila seseorang yang dituju itu kembali, maka pada pesawat telepon beliau akan ada tanda bahwa beliau mendapat berita yang disimpan pada PBX. Fasilitas ini disebut Voice Mail System. Kini telah ada Voice Mail System yang menggunakan komputer pribadi sebagai penerima dan penyimpan data.

6) Voice Information System

Voice Information System adalah sebuah alat yang digabung dengan PBX yang berguna memberi jawaban tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai telepon. Informasi yang diberikan hanyalah informasi yang telah disediakan. Disini pemakai dituntun oleh menu yang berupa suara pula. Fasilitas ini bisa digunakan oleh bank untuk melihat rekening koran atau perusahaan service lain untuk memberikan informasi lain. Sebagai contoh dapat dicoba Voice Information System yang dimiliki oleh PT. Telkom dengan nomor 109 untuk mencari informasi mengenai berapa tagihan jasa telepon bulan ini. Voice Information Service juga dapat menggunakan komputer pribadi sehingga setiap perusahaan dapat memilikinya.

7) Fax Information System

Fax Information System mempunyai fungsi kerja yang mirip dengan Voice Information Service tetapi yang dikirim adalah informasi dalam bentuk fax. Fax Information Service juga dapat menggunakan komputer pribadi sehingga setiap perusahaan dapat memilikinya.

8) Video Conference

Conference adalah fasilitas untuk berbicara dengan lebih dari satu orang lawan bicara. Video adalah bentuk gambar yang dapat dilihat, yang dalam hal ini terdapat dua pilihan, yaitu gerai penuh (full motion) dan gambar beku (freeze frame). beberapa waktu yang lalu fasilitas conferene dengan suara (Audio) sudah ada pada PBX. Kini teknologi telah menambahkan gambar video padanya sehingga yang dihasilkan adalah “video conference”. Fasilitas video sebenarnya sama dengan fasilitas mesin faksimile.

Disana ada sebuah peralatan yang menerjemahkan gambar video ke sinyal analog) bila yang digunakan adalah jaringan telepon) dan sebaliknya. Pengiriman video dapat dilakukan melalui jaringan telepon maupun melalui jaringan komputer. Jaringan telepon lebih unggul untuk komunikasi pada saat itu juga (on-line). Sedangkan jaringan komputer lebih unggul untuk komunikasititipan (batch). Meski sekarang belum ada, ini adalah dasar untuk munculnya fasilitas Video Mailing System. Dalam menerapkan OAS, sebuah organisasi harus melalui tigas fase seperti yang ditunjukan tabel di bawah ini.

Tiga Fase dalam OAS

Fase Dasar	1) Meningkatkan kualitas pekerja pada tipe 1 (sekretaris, surat-menyurat,dokumentasi dan sebagian). 2) Mengurangi (bukan menghilangkan) jumlah kertas. Seorang manajer pernah meminta spesifikasi komputerisasi hingga terbentuk OAS yang tanpa kertas (paperless). Padahal fase dasar seperti penggunaan word processormasih tersendat. Contoh : Word prcoessor, dokumen manajemen dan sebagian.
Fase Penggabungan	1) Meningkatkan komunikasi pada manajemen type 1 dan 2 2) Meningkatkan ongkos dan menerapkan analisis siapa butuh apa. Contoh : E-mail, Voice mail, VIS, FIS dan sebagiannya.
Fase Lanjutan	1) Meningkatkan perencanaan dan pembuatan keputusan 2) Meningkatkan kualitas seluruh organisasi. Contoh : Video Conference atau teleconference

Dapat disimpulkan bahwa arah yang dituju dalam penerapa OAS adalah integritas organisasi. Hal ini dapat menimbulkan beberapa kemungkinan probelum yan perlu diantisipiasi secara dini. \

1) Perpindaha dari fase dasar ke fase penggabungan akan mengubah struktur organisasi karena semula OAS digunakan oleh Tipe 1 yang kemudian pada fase selanjutnya lebih didominasi oleh manajemen tipe II.

2) Teknologi OAS cukup sulit dimengerti sehingga dibutuhkan pelatihan yang cukup agar semua dapat memanfaatkan (ultilize) peralatan yang ada. Dapat dimengerti bahwa selalu ada segelintir manusia yang menentang perubahan meski untuk kebaikan organisasi. Lebih sulit lagi bila beberapa di antaranya adalah level Manajer Tingkat Atas.

3) Siapa yang akan membawahi OAS ini? Bagian komputer atau bagian komunikasi? Padahal keduanya harus belajar sesuatu yang baru lagi.

4) Penurunan pegawai yang dapat menimbulkam keresahan dan kendala.

5) Harganya mahal sehingga arah yang dituju sudah jelas. Kesalahan dalam penerapan OAS menghasilkan keluaran yang tidak sesuai dengan ongkos.